Bürokonzept der Zukunft: Für jede Tätigkeit genau die passende Umgebung.

Activity Based Office: Die Arbeit bestimmt den Arbeitsplatz.

Konzentriert arbeiten, kollaborativ arbeiten, vertraulich telefonieren, Präsenzmeetings: Diese vier Tätigkeiten beschäftigen uns alle an fast jedem Arbeitstag und sie alle verlangen unterschiedliche Räume bzw. Raumbedingungen, um produktiv zu sein. Activity Based Working (ABW) macht aus diesem Bedarf ein Konzept.

In vielen Fällen gilt auch heute noch: Mitarbeitenden wird mit dem Arbeitseintritt ein Platz zugewiesen, an dem alle anfallenden Tätigkeiten ausgeführt werden. Activity-based-Working-Konzepte drehen diesen Spieß um. Nicht mehr die Abteilungszugehörigkeit oder die reine Verfügbarkeit von Platz entscheidet über die Zuweisung, sondern die Mitarbeitenden selbst. Und zwar auf Basis ihrer aktuell anstehenden Arbeit.

Welchen Einfluss das auf euer Unternehmen und die Mitarbeitenden hat? Frag dich einfach selbst: Wie würde sich dein Alltag verändern, wenn du nicht mehr nur deinen Schreibtisch als Arbeitsplatz hättest, sondern das ganze Office. Inspirierende Umgebungen, die deine Kreativität beflügeln, abgeschirmte Bereiche, in denen du fokussiert arbeiten kannst oder echte Teambüros, in denen Zusammen­arbeit großgeschrieben wird: Du und deine Arbeit stünden immer im Mittelpunkt.

Bei wir sind raum schätzen wir das ABW-Konzept genau deshalb. Es stellt die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, ihre unterschiedlichen Persönlichkeiten, Arbeitsfelder und Konzentrations- bzw. Kollaborationsbedarfe in den Fokus.

Empfangsbereich im modernen Industriestil und blauen sowie roten Farben.
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Ein Beispiel zum Activity Based Working.

Stell dir ein ABW-Konzept wie eine Wohnung vor. Auch im Privaten stehen uns für unterschiedliche Aktivitäten (Schlafen, Essen, Duschen, Kochen etc.) passende Bereiche zur Verfügung. Genau so funktioniert auch das Activity Based Working. Wie das allerdings konkret in der Arbeitswelt aussieht, möchten wir dir an einem Beispiel zeigen:

Eine Ingenieurin und ihr Team haben die letzten Tage im Design-Thinking-Raum verbracht, um an einem neuen Prototyp zu arbeiten. 

Heute finden vertrauliche Gespräche mit Lieferanten zur Machbarkeit statt, sodass sie sich in ein Einzelbüro eingebucht hat. 

Morgen hat sie ein Zweierbüro mit dem Leiter der Softwareentwicklung reserviert, um mögliche Herausforderungen bei der Umsetzung zu diskutieren und zu testen. Für ein unerwartetes und sensibles Telefonat zieht sie sich spontan in eine schallisolierte Telefonbox zurück. 

Übermorgen wird sie aus dem Homeoffice heraus starten, ab Mittag letzte Details mit ihrem Team im offenen Teambüro besprechen, um dann am Abend im großen Konferenzzimmer die Vorstandspräsentation zu halten.

Eine Arbeitswoche, sieben unterschiedliche Umgebungen, die optimal für die Arbeit genutzt werden: Beim Activity Based Working gibt es keine oder kaum noch feste Plätze. Das Motto lautet: „Du wählst den Ort deiner Arbeit“. Denn die Tätigkeit bestimmt die Platzwahl. Klingt kompliziert? Ist es aber nicht, wenn den Mitarbeitenden die Vorteile des Konzepts und die unterschiedlichen Arbeitsbereiche erklärt wurden.

Studie zu Activity-based Working: Generation Z und Y sehen das Konzept „sehr positiv“. Und ihr?

Ein ABW-Konzept bringt euch viele Vorteile. Ein Wichtiges kommt noch hinzu: Activity-based Working steigert nicht nur die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeitenden, sondern bringt euch auch einen Vorsprung im Ringen um (junge) Talente wie eine Studie von Deloitte1 zeigt.

In dieser wurden Teilnehmende zu ihrer Meinung zu modernen Büro­konzepten befragt. Das Ergebnis bei Activity-based-Working:

  • Über die Hälfte aller Befragten nehmen ABW als (sehr) positiv wahr.
  • Besonders in der Altersgruppe zwischen 18 und 34 wird das Konzept positiv wahrgenommen.
  • Teilnehmende im Alter von 25 bis 34 Jahren bewerten ABW sogar zu 90 % als (sehr) positiv.

Wir gehen also davon aus, dass Activity-based Working ein Konzept ist, das in der Zukunft deutlich stärker von Fachkräften nachgefragt wird.

 

Quelle: 

1 www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/de/Documents/financial-services/Future%20Workplace.pdf

Modernes Kombibüro mit Zellen für Einzelarbeit, Büroarbeitsplätzen und Sitzlounge.

Activity-based Working: eine Definition.

Eine exakte Definition des Activity Based Working, wie es zum Beispiel beim Großraumbüro oder dem Zellenbüro leicht möglich ist, fällt schwer. Denn ABW ist keine feste Bürostruktur, sondern gleichzeitig auch eine Mentalität, Arbeitsweise und Unternehmenskultur.

Bürostruktur eines Activity-based Office:

Das Büro selbst, das nach Kriterien des ABW eingerichtet ist, wird häufig als Multi-Space-Büro umgesetzt. Wichtigster Faktor ist dabei die freie und je nach Tätigkeit variierende Wahl des Arbeitsplatzes – im Büro oder remote. Es gibt zwar häufig weiterhin ein geringes Angebot an fest zugewiesenen Standard-Arbeitsplätzen, die Mehrzahl an Plätzen stehen aber allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Activity-based Working geht damit auch immer mit Desksharing bzw. Hotdesk einher.

Zudem werden beim Activity-based-Office im Verhältnis zur Gesamtmitarbeiteranzahl weniger klassische Arbeitsplätze benötigt. Denn man geht hier davon aus, dass ein Teil der Mitarbeitenden remote, aus dem Homeoffice oder anders zweckgebundenen Bereichen (Telefonbox (vgl. oben), Bar, Couch etc.) arbeiten wird. ABW ist damit auch dem hybriden Arbeiten sehr nah.

Typische Räume / Ausstattung im Activity-based-Office:

  • Lounges
  • Kreativzonen (Brainstorming, Design Thinking etc.)
  • Projekträume
  • Multimediaräume
  • Konzentrationszonen
  • Touch-Down-Arbeitsplätze (Kurzzeitarbeitsplätze)
  • etc.

Kulturwechsel mit ABW-Konzept:

Activity-based Working bedeutet nicht nur eine Büroumgestaltung, sondern eine Änderung der Arbeitsweisen und Kultur des gesamten Unternehmens. Die Einführung von ABW ist damit – anders als viele andere Büroformen – immer auch mit einem Change-Management-Prozess verknüpft, der die Mitarbeitenden auf die Umstellung vorbereitet und sie einbezieht. Als wir sind raum kümmern wir uns dabei nicht nur um die Büro­planung und -gestaltung, sondern auch um die Einführung, Erklärung und das Management des Kulturwechsels. 

Weil die Tätigkeiten innerhalb eures Teams so unterschiedlich sind, finden wir gemeinsam heraus, welche unterschiedlichen Bedürfnisse ihr habt und welche Arbeitsmöglichkeiten euch dabei helfen, produktiv und zufrieden zu arbeiten. Wir begleiten euch bei der Einführung des Konzepts, helfen euch bei möglichen anfänglichen Schwierigkeiten wie die Organisation der freien Arbeitsplatzwahl und entwickeln gemeinsam mit euch eure Kultur weiter, damit sich alle in dieser freieren Gestaltung wohlfühlen und die Zusammen­arbeit funktioniert.

Beratung bei Planung eines ABW-Konzepts

Ihr wollt Activity-based Working einführen? Wir unterstützen euch passgenau dabei.

Vorteile des Activity Based Workings (ABW):

Activity-based-Working bietet eine Vielzahl von Vorteilen – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende. Hier sind einige der wichtigsten:

Steigerung der Produktivität

Mitarbeitende, denen die Möglichkeit gegeben wird, ihre eigene und zur Tätigkeit passende Arbeitsumgebung zu wählen, sind produktiver, motivierter und insgesamt zufriedener. Fragt man Menschen nach den Gründen, warum sie das Homeoffice bevorzugen, hört man sehr häufig: „Da kann ich konzentrierter / kreativer / besser arbeiten“. Activity-based Working schafft Umgebungen, die diesen Wünschen auch im Unternehmen gerecht werden.

Förderung von Kreativität und Innovation

Activity-based Working schafft eine dynamische Arbeitsumgebung, die die Interaktion und den Austausch von Ideen zwischen den Mitarbeitenden fördert. Das steigert die Kreativität und Innovationsfähigkeit von Teams, da unterschiedliche Perspektiven und Denkweisen zusammenkommen und interdisziplinäres Arbeiten gefördert wird. Die besten Ideen kommen uns bekanntermaßen nicht am Schreibtisch, sondern in anregenden Umgebungen.

Flächeneffizienz

Durch ABW können Unternehmen ihre Büroflächen effizienter nutzen, da nicht alle Mitarbeitenden einen festen Schreibtisch benötigen. Kosteneinsparungen oder eine bessere Nutzung vorhandener Ressourcen sind die Folge. 

Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Activity Based Working ermöglicht es den Teams, ihre Arbeitsumgebung entsprechend ihrer Aufgaben und persönlicher Präferenzen anzupassen. Dies erhöht die Autonomie und Zufriedenheit, da mehr Freiheit bei der Arbeitsplatzwahl möglich ist. ABW ermöglicht es Mitarbeitenden zudem, ihre Arbeitszeiten und -orte flexibler zu gestalten, so dass Arbeit und persönliche Verpflichtungen einfacher in Einklang zu bringen sind.

Arbeitsbüro mit diversen Stationen für kollaboratives Arbeiten oder Einzelarbeit im modernen Stil und hellgrünen Akzenten.

Nachteile des Activity Based Workings:

Da aktivitätsbasiertes Arbeiten nicht nur eine neue Bürostruktur bedeutet, sondern Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und gewohnte Arbeitsweisen hat, können auch Nachteile entstehen. Dies sind die wichtigsten Nachteile, die sich aus der Einführung eines Activity-Based-Working-Konzepts ergeben können:

Herausforderungen bei der Umsetzung

Die Einführung von ABW erfordert oft eine umfassende Neugestaltung der Arbeitsumgebung, die nicht immer reibungslos verläuft. Auftretende Herausforderungen können sein:

  • Widerstand der Mitarbeitenden gegen die Ver­änder­ungen
  • Technische Schwierigkeiten bei der Integration neuer Arbeitsmittel
  • Schlechtere Kommunikation innerhalb der Teams während der Einführungsphase

Aus diesen Gründen sollte die Einführung des aktivitätsbasierten Arbeitens unbedingt durch ein erfahrenes Change-Management begleitet werden wie es wir sind raum anbietet.

Abhängigkeit von Technik

Um das aktivitätsbasierte Arbeiten innerhalb des Unternehmenssitzes, aber auch mit Remote-Mitarbeitenden überhaupt zu ermöglichen, ist eine sorgfältig geplante IT-Infrastruktur nötig. Diese erleichtert zwar in den allermeisten Fällen die Arbeit, schafft aber auch Abhängigkeiten.

Verlust von Privatsphäre

Das Grundprinzip von ABW-Konzepten erfordert die freie Verfügbarkeit (fast) aller Schreibtischarbeitsplätze und damit auch eine Clean-Desk-Policy. Das Familienfoto, die eigene Pflanze, der alte, aber liebgewonnene Tacker: All das muss von den Schreibtischen weichen. Für manche Mitarbeitende bedeutet diese fehlende Möglichkeit der Personalisierung einen Verlust an Privatsphäre und Bindung zum Unternehmen. Eine Möglichkeit, um trotzdem Persönlichkeit in die Arbeitswelt zu bringen, sind zum Beispiel Teamzonen. Diese werden von einzelnen Teams nach individuellen Wünschen gestaltet, sodass dort auch persönliche Gegenstände einen Platz finden.

Höhere Management-Anforderungen

Um sicherzustellen, dass die Arbeitsumgebung effektiv genutzt und das Konzept auch wirklich angenommen wird, ist – insbesondere in der Einführungsphase – ein höherer Management-Aufwand nötig. Dies kann zusätzliche Ressourcen und Zeit erfordern. wir sind raum unterstützt euch dabei oder übernimmt das komplette Change-Management bei eurem Bürokonzept.

Eine Besprechungszone im CI des Kunden und modernen Büromöbeln mit flexibler Technik und einer beschreibbaren Wand für Workshops und Brainstormings.

Einrichtung und Gestaltung des Activity-based Office: Darauf müsst ihr achten.

Eine aktivitätsbasierte Arbeitsweise geht über den Bau oder die Modernisierung einer Raumfläche hinaus. Bei der Gestaltung der neuen Arbeitswelt ist es empfehlenswert, sich intensiv mit der Identität und der Kultur des eigenen Unternehmens auseinanderzusetzen. 

Einem Unternehmen eine neue Arbeitswelt überzustülpen oder von anderen Unternehmen zu kopieren, die nicht mit den eigenen Werten, der Kultur und den Persönlichkeiten zusammenpasst, kann und wird nicht erfolgreich sein. Aus diesem Grund müssen Entscheider, Führungskräfte sowie die Mitarbeitenden auf jeden Fall mit einbezogen werden.

Dennoch spielen neben unternehmensrelevanten Erfolgsfaktoren und dem Blick auf den Menschen auch gestalterische Elemente eine Rolle. Diese Dinge sollten in ein gutes aktivitätsbasiertes Bürokonzept, wie wir sind raum es gemeinsam mit euch erarbeitet, einfließen:

1. Mobilität

Schließfachschränke, in denen ihr eure persönlichen Gegenstände unterbringen könnt, Clean-Desk-Policy, mobile Technik etc: Alles beim aktivitätsbasierten Arbeiten ist auf Mobilität und Flexibilität ausgerichtet. Das muss auch von der Gestaltung und Büroeinrichtung getragen werden.

2. Zonierung

Um den unterschiedlichen Menschen und Arbeitsweisen gerecht zu werden, sollten mindestens drei Zonen im Büro geplant werden:

  • Fokuszone
  • Kollaborationszone
  • Kommunikationszone

Diese sollten individuell auf euer Unternehmen, eure Kultur und eure Arbeitsweisen angepasst werden.

3. Raumbuchung

Für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb empfehlt sich der Einsatz eines Raumbuchungssystem. Dieses ermöglicht, jederzeit einzusehen, welcher Arbeitsplatz gerade frei ist und gebucht werden kann. Auch Nutzungsdaten können damit ausgewertet werden, so dass die Fläche und auch das Angebot auf guter Datenbasis weiterentwickelt werden kann. wir sind raum bietet ein solches Raumbuchungssystem an.

4. Ausgereifte Technik

Der Kerngedanke der Flexibilität und Mobilität lässt sich nur dann erfolgreich umsetzen, wenn alle Endgeräte aufeinander abgestimmt sind und das Arbeiten in der Cloud uneingeschränkt möglich ist. Dafür sind auch WLAN-Access-Points notwendig, die einen ständigen Zugriff zum Internet ermöglichen.

5. Change-Management

Activity-based Working bedeutet auch immer eine kulturelle Ver­änder­ung des Arbeitsalltags. Die Einführung muss intensiv begleitet werden. Unsere erfahrenen Expertinnen und Experten übernehmen diese Einführung gerne für euch.

6. Farbkonzepte

Die Unternehmensfarben sollten sich in der neuen Bürogestaltung auf jeden Fall wiederfinden, um die Marke auch hier erfahrbar zu machen. Zusätzlich haben sich einige Farben als förderlich für unterschiedliche Tätigkeiten herausgestellt. So helfen beispielsweise grüne Farbtöne bei kreativen Tätigkeiten. Gelbe Farbtöne wirken entspannend, eine blaue Umgebung fördert die Konzentration und rote Farbtöne regen die Kommunikation an.

7. Akustik, Licht und Klima

Jede Zone bringt beim Activity Based Working auch individuelle Anforderungen an Akustik, Licht und Klima mit sich. Fokuszonen beispielsweise müssen schallisoliert und mit einem Lichtkonzept ausgestattet sein, das die Konzentration fördert und nicht ermüdet. Kommunikationszonen hingegen sollten einladend und gemütlich ausgestattet werden und die Lautstärke einzelner Gespräche regulieren. In Kollaborationszonen sollten Akustik, Licht- und Klimakonzept ein möglichst langes, produktives Arbeiten ermöglichen.

Acitivity Based Working Konzepte bei wir sind raum.

Wie ABW in der erfolgreichen Umsetzung aussieht und was eine individuelle Arbeitswelt für Unternehmen leisten kann, findet ihr hier:

Kontakt Activity Based Working stellt den Menschen in den Mittelpunkt.

Das aktivitätsbasierte Arbeiten verfolgt einen Ansatz, den auch wir immer ins Zentrum unserer Planungen stellen: „Büros sind für Menschen gemacht“. An ihnen sollte sich jede Büro­planung ausrichten. Auch deshalb können wir Activity-based Working häufig empfehlen – allerdings mit Einschränkungen. Denn einerseits greift das Konzept stark in die Arbeitsweise eines Unternehmens ein und muss daher intensiv begleitet werden. Andererseits benötigt ein Activity-based Office eine hohe Flächenverfügbarkeit sowie höhere Investitionen, um sinnvoll implementiert zu werden. 

Ob das ABW-Konzept also für euch geeignet ist, müssen wir individuell besprechen. Bei wir sind raum entwickeln wir gemeinsam mit euch ein Bürokonzept, das zu eurer Organisationsstruktur, eurer Kultur, den Tätigkeiten und vor allem den Menschen passt, die euer Unternehmen ausmachen. Diese Arbeit beginnt für uns immer mit den Fragen: „Wofür ist euch eine neue Arbeitswelt wichtig? Wie wollt ihr in Zukunft arbeiten?“

Über diese Fragen möchten wir gerne mit euch sprechen. Wir freuen uns darauf, die Antworten mit euch zu entdecken: