Büroflächenbedarf: Wie viel Büro brauche ich wirklich, Michael?
Wie viel Bürofläche braucht dein Team wirklich? Die optimale Größe von Arbeitsbereichen hängt von vielen Faktoren ab – darunter Teamgröße, Arbeitsweise und Raumkonzept. Ein durchdachter Büroflächenbedarf kann nicht nur Kosten senken, sondern auch den Komfort und die Produktivität der Mitarbeiter steigern.
In diesem Artikel erfährst du, wie sich der Büroflächenbedarf präzise ermitteln lässt und worauf es bei der Planung ankommt, um den verfügbaren Raum effizient und bedarfsgerecht zu nutzen.
Übersicht:
- Unser Experte für Bürogestaltung weiß: Flächenbedarf ist nicht alles.
- Welche Fragen stellen Unternehmen am häufigsten?
- Wie ermitteln wir die optimale Bürofläche?
- Mieten oder bauen? wir sind raum unterstützt in beiden Fällen.
- Weiteres Vorgehen: flächenoptimiertes Bürokonzept.
- Future Check: Finde heraus, was dein Büro braucht.
Unser Experte für Bürogestaltung weiß: Flächenbedarf ist nicht alles.
Die Bedeutung des Büros verändert sich rasant. War das Office früher Dreh- und Angelpunkt der Arbeitswelt, ist es heute dank Remote Work nur ein Ort von vielen, an denen Zusammenarbeit im Team und Einzelarbeit, Austausch und konzentrierts Arbeit passiert. Das Büro bleibt aber Herzstück, Zentrale, Faktor für Arbeitgeberattraktivität und Identifikationsort für Unternehmen und Marken. Woher weiß ich als Unternehmerin oder Unternehmer, wie viel Bürofläche wir wirklich brauchen? Welches Büro passt am besten zu uns? Und wie können wir die Bürofläche wirtschaftlich und nachhaltig nutzen? Michael Kniep, unser Experte für Flächenanalysen und Office Consulting, weiß Rat.
Ein Büro muss zu den Mitarbeitenden, ihren Bedürfnissen und ihren täglichen Aufgaben passen, außerdem natürlich zur Marke und zur Unternehmensentwicklung. Wie sich das allerdings in ein physisches Gebäude übersetzen lässt, das Raum für alle Aktivitäten bietet und trotzdem wirtschaftlich bleibt, ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. In der Regel fehlt es den Unternehmen an Erfahrungen; häufig verändern sich Aufgaben, Teams und auch organisatorische Prozesse. Dabei gilt es, die aktuellen Trends unserer Arbeitswelt bestmöglich und vor allem mit hoher Flexibilität auszuwählen und zu planen, damit der Raum nicht nur heute, sondern auch in der Zukunft den Bedarf erfüllt.
Unser Office Consultant Michael Kniep verrät im Interview, worauf er bei Beratungen achtet – und woher man weiß, wie viel und welches Büro man braucht.
Michael, welche Fragen stellen dir Unternehmen am häufigsten?
Michael Kniep: „Unternehmen spüren deutlich, wie sich die Zeiten geändert haben. Um als Arbeitgebende relevant zu bleiben, müssen sie alle Hebel bedienen – das Büro hat da einen ganz besonderen Stellenwert! Die Interessierten, mit denen ich spreche, wollen ein Büro für sich und ihre Teams, das auch wirklich zu ihnen und ihren Arbeitsaufgaben passt. Das sind hochindividuelle Entscheidungen; kein Team ist ja wie das andere.
Fragen nach Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit stehen ebenfalls im Vordergrund. Denn eine Büroumgestaltung, die nach einem Jahr schon wieder zu klein für die Mitarbeiterentwicklung geworden ist, kann nicht nachhaltig sein. Wir beraten Unternehmen deshalb dazu, wie sie ihr neues Büro von Anfang an individuell passend und zukunftsfähig gestalten.“
Ein Unternehmen sucht ein neues Büro, möchte sich vergrößern oder sogar verkleinern. Wo fängst du an?
„Wir beginnen immer beim jetzigen und zukünftigen Bedarf des jeweiligen Unternehmens und seiner Mitarbeitenden. Im Rahmen von Interviews klopfen wir Faktoren wie den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf, Regelungen zum mobilen Arbeiten und Anwesenheitsquoten unterschiedlicher Nutzergruppen, das passende Bürokonzept und dazugehörige Sonderflächen sowie die technische Ausstattung ab. Auch Aspekte wie der Standort, die Verkehrsanbindung, zeitliche Kriterien und natürlich das Projektbudget besprechen wir. Nur so können wir eine qualifizierte Flächenbeurteilung abgeben, anhand derer Unternehmen ihre Flächenpotenziale abschätzen können, also herausfinden, wie effizient sie ihre eigene Bürofläche nutzen.
Mit all diesen Informationen erstellen wir dann ein zielorientiertes Maklerbriefing, falls das aktuelle Büro nicht die Vorgaben erfüllen kann und das Unternehmen ein neues Office braucht, oder wir planen die Umgestaltung für eine passende neue Arbeitswelt in den vorhandenen Räumen.“
„Häufig steckt ungenutztes Potenzial in der Fläche und wir können Unternehmern den Umzug ersparen.“
Dipl.-Ing. TU Michael Kniep, Organisationsberater & Office Consultant
Wie können Unternehmen beurteilen, welche Immobilie ihr neues Zuhause wird?
„Einerseits müssen die Hard Facts passen, das ist klar. Wenn die gewünschte Fläche, Mietpreis und Verkehrsanbindung nicht stimmen, wird weitergesucht. Manche Dimensionen sind allerdings nicht so leicht zu erkennen, etwa, welche Potenziale ein Büro noch hat. Um diese zu identifizieren, braucht es einerseits Erfahrung und andererseits den Blick für Fachdetails.
Hier unterstützt wir sind raum mit unserem Netzwerk aus Beraterinnen und Beratern gerne: Wir holen auf Wunsch Angebote bei Maklerinnen und Maklern ein, werten diese aus und ermitteln die Angebote, die dem Bedarf des Unternehmens entsprechen. So können unsere Kundinnen und Kunden Zeit und Kosten sparen – wir wissen schließlich, worauf man achten muss, und welche Offices versteckte Schätze sind! Unsere Prioritätsbeurteilung und Bewertungsmatrix inklusive aller Vor- und Nachteile sowie die Einschätzungen zur Wirtschaftlichkeit fließen in eine Entscheidungsvorlage. Damit ist das Unternehmen für eine Entscheidung und den weiteren Prozess gut vorbereitet.
Eine andere Möglichkeit ist, dass das Unternehmen gar nicht umzieht, sondern im aktuellen Gebäude bleibt. Wenn möglich untersuchen wir zunächst die vorhandene Immobilie und Arbeitsfläche, um Möglichkeiten herauszuarbeiten, wie die bestehende Fläche optimiert und besser genutzt werden kann. Häufig können wir Unternehmen den Umzug durch eine Umgestaltung und Neunutzung ihrer Fläche ersparen. Nicht selten sind unsere Kunden überrascht, wie viel ungenutztes Potenzial in ihrer Fläche steckt. So wissen wir beispielsweise aus vorausgegangen Projekten, dass eine Reorganisation der Flächen eine Einsparung von bis zu 30 Prozent bringen kann. Wenn man diesen Wert auf seine aktuelle Bürofläche übersetzt, steckt hier ein erhebliches Einsparpotenzial.“
Ihr möchtet wissen, wie viel Potenzial in eurer Bürofläche steckt?
Gemeinsam finden wir es heraus!
Apropos Wirtschaftlichkeit: Büros gehen ja immer mit Kosten einher. Was beziehst du alles in die Berechnungen ein?
„Das Naheliegendste, die eigentlichen Miet- oder Immobilienkosten für den Betrieb, sind schnell bestimmt. Zusätzlich berücksichtige ich bei meinen Empfehlungen auch die heutigen Nebenkosten (z. B. Energiekosten), Stellplatzkosten, und potenziellen Rahmenbedingen sowie Kosten für den Umbau und neues Mobiliar, die meiner Erfahrung nach anfallen können. Das vermeidet finanzielle Überraschungen für unsere Kundinnen und Kunden und reduziert ihr finanzielles Risiko bei einem Projekt zusätzlich.“
Die Entscheidung fällt manchmal ja schwer. Wie unterstützt du Organisationen dabei?
„Wenn Unternehmen eine Vorauswahl an neuen Objekten oder für sich eine Entscheidung zur Modernisierung ihres aktuellen Büros getroffen haben, begleite ich sie auf Wunsch bei der Besichtigung bzw. der Umgestaltung der bestehenden Bürofläche. Vor Ort betrachte ich die Eigenschaften der Flächen, also Raumstruktur, technischen Zustand, mietrechtliche Aspekte und andere Faktoren mit Blick auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens und unterstütze die Entscheidungsfindung so zusätzlich.“
Manche Organisationen wollen nicht mieten, sondern bauen. Wie unterstützt du sie hier?
„Beim Bau eines Büros ist eine umfassende Beratung und erfahrene Begleitung noch wichtiger als bei der Miete – schließlich erschaffen sich Unternehmen hiermit ein langfristiges Zuhause. Gemeinsam betrachten wir die aktuelle Situation und ermitteln den tatsächlichen Bedarf in der Zukunft. Unsere Erfahrung zeigt nämlich, dass eine objektive Betrachtung von außen häufig zu anderen Schlüssen kommt als die Innensicht der Unternehmen.
Zunächst verfahren wir wie bei der Bedarfsermittlung bei Mietobjekten, fragen also Personalbedarf, Regeln zu mobilem Arbeiten, Arbeitsweisen, Sonderflächen und technische Ausstattung ab. Zusätzlich thematisiere ich planerische Rahmenbedingungen. Nur so können wir sicherstellen, dass wir Klarheit über die Vorstellungen, Erwartungen und realistischen Umsetzungen haben.“
Eine Modernisierung oder ein Standortwechsel muss kritischen Fragen standhalten können. Vor allem in Bezug auf Nachhaltigkeit muss hier klug agiert werden. Wie gehst du vor?
„Die Art, wie Teams heute und in Zukunft arbeiten wollen, wie sich ihre Branche entwickeln wird und wie sich das Unternehmen selbst positionieren will, sind alles wichtige Bestandteile der neuen Bürokonzepte. Der konkrete Raumbedarf, gemessen an Personal und Aktivitäten, variiert auch innerhalb des Unternehmens von Abteilung zu Abteilung immens, ebenso wie die organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen von Unternehmen. Genau hier können Unternehmen sinnvoll Fläche einsparen und eine wohlüberlegte Investitionsentscheidung treffen – denn ein großes Büro ist nicht immer ein gutes Büro!
Die gewonnenen Erkenntnisse aus den Interviews, Analysen, Messverfahren und den anschließenden Überlegungen zu Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit übersetze ich in eine Entscheidungsvorlage. Um den Flächenbedarf einschätzen zu können, stelle ich außerdem ein Soziogramm auf, das aufzeigt, wie die unterschiedlichen Beziehungen und Funktionen in den Unternehmen interagieren. Das alles zusammen ergibt ein Flächenanforderungsprofil, das alle notwendigen Vorgaben für die Besitzenden des Grundstücks, den Projektentwickler, das Architektur- und Fachplanungsbüro enthält, um nach der Entscheidung zur Entwicklung der neuen Arbeitswelt nachhaltig starten zu können.“
Zum Schluss: Wie sieht das weitere Vorgehen aus, wenn du deine Einschätzung abgegeben hast?
„Bei der Auswahl eines Objekts oder Grundstücks hört meine Arbeit längst nicht auf. Im Gegenteil: Meine Kolleginnen und Kollegen und ich unterstützen Unternehmen dank unserer Expertise bei der weiteren Reise auf dem Weg zu einer neuen Arbeitswelt. Wer wirklich den Weg hin zu einer neuen Büroarbeitswelt geht, benötigt nicht nur Klarheit für Budgets, Meilensteine und qualitative Faktoren, sondern der Prozess in der Organisation des Unternehmens muss gut vorbereitet, geplant und auch kommuniziert werden. Hier sind wir mit wir sind raum ein ständiger Wegbegleiter unserer Kundinnen und Kunden.
Genau an dieser Stelle knüpfen auch unsere Workshops zu Bürokonzepten an, denn gemeinsam finden wir heraus, welches Konzept den Bedarf der jeweiligen Teams langfristig und wirksam erfüllen kann. Dazu erstellen wir zusätzlich Möblierungsvorschläge, Belegungs- und Einrichtungspläne, Konzepte für Raumakustik und Licht, Büro- und Medientechnik. Dabei richtet sich unser Aufwand in der Projektarbeit immer nach der Größe und dem Umfang der definierten Projektziele.
Erfolgreiche Bürogestaltung wird also nicht nur durch einen Schreibtisch mit Stuhl und einer passenden Lampe definiert. Meine Arbeit ist auch dann noch nicht erledigt, wenn wir das Projekt final abgeschlossen haben und Mitarbeitenden dauerhaft zufrieden in ihrer neuen Arbeitswelt agieren können. Auch danach berate ich Unternehmen zu möglichen Verbesserungspotenzialen und justiere mit Erfahrungen aus der gelebten Praxis nach. Ich öffne neue Türen – wortwörtlich und im übertragenen Sinne.“
Flächenpotenziale sind wichtig. Begeisterung ist wichtiger.
Ein Büro ist nicht nur der Ort zum Arbeiten. Sondern euer materialisiertes Verständnis der eigenen Arbeitswelt. Darum ist uns wichtig, dass ihr ein Office habt, in dem ihr gerne, erfolgreich und effizient arbeitet. Gemeinsam erschaffen wir genau diesen Ort – lernt unsere Consultants wie Michael Kniep und Fabrice Jongert von wir sind raum kennen!
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