Desk Sharing: Heute dein Tisch, morgen meiner.
Das Desk Sharing Konzept ist in modernen Arbeitswelten immer beliebter. Mit Desk Sharing könnt ihr eure Büroflächen effizienter nutzen. Kolleginnen und Kollegen profitieren von mehr Teamwork und hybride Arbeitsmodelle lassen sich für euch leichter umsetzen.
Doch wie funktioniert Desk Sharing genau, welche Vorteile bietet es und was gibt es bei der Umsetzung zu beachten? Hier erfahrt ihr alles, was ihr wissen müsst - von der Definition über die Planung bis zur Praxis.
wir sind raum ist euer Sparringspartner bei der Einrichtung eures Shared Desk Büros. Meldet euch gerne zu einer ersten Beratung!
Warum flexible Arbeitsplätze?
So funktioniert Desk Sharing
Desk Sharing ist ein flexibles Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern sich Arbeitsplätze bei Bedarf teilen. Die Idee dahinter ist, dass nicht alle Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig im Büro sind. Urlaub, Krankheit, Teilzeit und hybride Arbeitsmodelle mit tageweise Arbeit zuhause lassen Büros schnell verwaisen. Mit Desk Sharing könnt ihr Büroflächen effizienter nutzen und die Flexibilität der Mitarbeitenden fördern.
Quelle Bildmaterial: Sedus Stoll AG
Desk Sharing oder Hot Desking
Während Desk Sharing oft in größeren Teams oder Abteilungen organisiert wird, ist Hot Desking in der Regel individueller und spontaner. Beim Desk Sharing wird die Nutzung der Schreibtische geplant. Hot Desking verzichtet auf zugewiesene Sitzplätze und es sucht sich jeder spontan einen passenden Arbeitsbereich. Beide Modelle setzen auf Flexibilität, unterscheiden sich jedoch in der Organisation und den Nutzungsmöglichkeiten.
Quelle Bildmaterial: Hans-Martin Kudlinski
Gegen leere Bürowüsten
Hybrides Arbeiten, Digitalisierung und der Wunsch nach effizienter Bürogestaltung treiben die Verbreitung des Desk Sharing Konzepts voran. Büroflächen, bei denen für jede Teilzeitkraft ein eigener Schreibtisch vorgehalten wird, sind ineffizient. New Work Konzepte verlangen sowohl vom Unternehmen als auch von den Mitarbeitenden mehr Flexiblität, denen ihr mit der Einführung von Shared Desk gerecht werdet.
Quelle Bildmaterial: Sedus Stoll AG
Neue Perspektiven vom Nachbar-Schreibtisch.
Für eure Mitarbeitenden bedeutet Shared Desk eine Umstellung. Allerdings überwiegen die Vorteile, schaut selbst:
Vorteile des Desk Sharing-Prinzips
- maximale Flächeneffizienz, die Bürofläche wird besser genutzt
- Kollaboration und Flexibilität wird gefördert, weil die Mitarbeitenden auch mal in anderen Bereichen arbeiten und dort auf neue Kolleginnen und Kollegen treffen
- weniger Möbel, geringere Energiekosten und eine optimierte Raumnutzung reduziert eure Betriebskosten
Für Mitarbeitende bedeutet der eigene Schreibtisch häufig eine vertraute Umgebung mit den eigenen Gegenständen, viele richten sich an ihrem Büroplatz gerne im wahrsten Sinne des Wortes häuslich ein. Daher ist die Einführung eines Shared Desk Prinzips immer mit Umbrüchen verbunden. Was sind die besten Methoden bei einem Change? Transparenz und eine offene Kommunikation, die auch die Bedenken und Sorgen der Mitarbeitenden hört und ernst nimmt, wird auf Dauer erfolgreich sein.
Die Herausforderungen und ihre Lösungen bei der Einführung von Shared Desk:
- Verlust fester Plätze: Mitarbeitenden fehlt ihre individuelle Atmosphäre. Ein offener Büroraum, in dem jeder Zugang zu Wohlfühlzonen oder Besprechungsinseln hat, führen zu schnellerer Akzeptanz. Mitwirkung bei der Gestaltung des Büroraums verstärkt die erlebte Selbstwirksamkeit und führt zu größerer Zufriedenheit.
- Persönliche Spinde und mobile Organisationstools schaffen Abhilfe bei der Aufbewahrung individueller Arbeitsmaterialien.
- Organisation von Stauraum und Hygiene: Klare Regeln, eigene mobile Devices – auch Telefonhörer - und ein flexibles Aufbewahrungssystem sind essenziell.
- Transparente Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden sind entscheidend für den Erfolg.
Quelle Bildmaterial: Sedus Stoll AG
Die Voraussetzungen im Unternehmen müssen stimmen.
Desk Sharing ist besonders für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, projektbasierten Strukturen oder einer hohen Anzahl mobil arbeitender Kolleginnen und Kollegen geeignet. Branchen wie IT, Beratung und Startups profitieren besonders von der Flexibilität.
Quelle Bildmaterial: Sedus Stoll AG & Hans-Martin Kudlinski
Wichtige Aspekte auf dem Weg zum Desk Sharing.
Der Einstieg in die Desk Sharing Welt ist für jedes Unternehmen individuell zu gestalten. Die Consultants von wir sind raum begleiten euch gerne, so dass das Modell auch für eure Mitarbeitenden ein Erfolg wird.
Es gibt einige Punkte bei der Einführung von geteilten Büroplätzen zu bedenken:
Analyse der Arbeitsmuster und Bedürfnisse der Mitarbeitenden: Wer ist überhaupt wie oft im Büro? Welche Tools und Möbel sind erforderlich?
Was genau ist das Ziel, das ihr mit Desk Sharing erreichen wollt? Kosteneffizienz und/oder die Transformation zu New Work Modellen? Was steht im Vordergrund?
- Die Einführung von Desk Sharing ist ein Change Prozess, der genau geplant sein sollte. Eine frühzeitige Information der Kolleginnen und Kollegen mit Feedback-Runden und genauer Erläuterung der Ziele und Schritte stehen im Fokus.
- Wie soll die neue Bürofläche aussehen? Wenn neue Freiräume durch weniger Arbeitsplätze entstehen, könnt ihr dort Kollaborationsflächen oder eine Bürolounge einrichten.
- Welche Büromöbel sind weiter einsetzbar? Gibt es spezielle Anforderungen an höhenverstellbare Tische oder bestimmte Sitzmöbel? Versucht möglichst konforme Tische und Bürostühle zu finden, die den meisten Anforderungen gerecht werden.
- Wo sollen die individuellen Arbeitsmittel aufbewahrt werden? Rollcontainer, Spinde oder Sideboards? Gibt es genügend Platz dafür?
- Welche Veränderungen sind in der Raumgestaltung nötig, damit ein Büro nicht einfach nur leergeräumt wird, sondern einen neuen, motivierenden Charakter erhält? Denkt an frische Farben, Pflanzen oder Raumteiler.
Quelle Bildmaterial: Sedus Stoll AG
Technologie unterstützt euer Arbeitsplatzsharing.
Die Raumplanung ist die eine Seite der Vorbereitung auf Shared Desk. Eine wichtige Voraussetzung ist die nötige Technik – in den meisten Unternehmen ist durch die Einführung von mobiler Arbeit dafür schon die Basis geschaffen.
Was braucht ihr? Hier einige Anregungen:
- Desk Sharing Software:Tools für die Arbeitsplatzbuchung ermöglichen euren Mitarbeitenden, Arbeitsplätze zur reservieren und sorgen für eine transparente Organisation. Kennt ihr schon den wir sind raum Booker? Das könnte euer erster Schritt für eine smarte Planung sein. Wir beraten euch gerne!
- Smart Office Integration: IoT (Internet of Things): Smarte Sensoren und Beleuchtungssysteme helfen, die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren. So lassen sich auch wenig genutzte Bereiche schnell zentral identifizieren.
- Datenanalyse und Feedbacksysteme: Daten über die Arbeitsplatznutzung könnt ihr gemeinsam mit euren Mitarbeitenden zur Effizienzsteigerung und Verbesserung des Konzepts nutzen. Ein regelmäßiges Feedback der Mitarbeitenden stellt sicher, dass das System flexibel bleibt.
- Barrierefrei und unkompliziert nutzbare Peripherie; Bildschirme, Dockin-Stationen etc. müssen für alle kompatibel sein
Raumbuchungsprogramm für eine sichere Planung.
Ein Software-Tool für die Arbeitsplatzbuchung sorgt für Transparenz und Struktur. Eure Mitarbeitenden können damit Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze, Kantinenplätze und Schließfächer buchen. Klingt kompliziert? Ist es nicht, dank des wir sind raum Bookers.
Die extra entwickelte Desk Sharing Software macht eure Organisation einfach und übersichtlich. Alle Funktionen sind in einer App vereinigt, so könnt ihr den Floorplan intuitiv verwalten.
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Voraussetzungen. Deshalb ist unser wir sind raum Booker so konzipiert, dass er flexibel an eure Bedürfnisse angepasst werden kann. Er wird nahtlos in bestehende Systeme integriert. Der Booker verbindet sich mit den gängigen Kommunikations- und Kollaborationstools, die offene API macht eine Integration in fast jedes System möglich.
Eure Vorteile:
- Flexible Anpassung an eure Bedürfnisse
- Kombination von Kantinen- und Sitzplatzreservierungen vermeidet Abfälle und Kosten
- Sensoren erfassen präzise Belegungsdaten
- Integration von Webkonferenz-Tools
- einfache Planung hybrider Meetings
- Vermeidung von Doppelbuchungen
- Datenschutz und mehrstufige Rechtesysteme bieten Sicherheit
Agile Workspaces: Nachhaltig durch Desk Sharing.
Mit der Umstellung auf ein Shared Desk Konzept seid ihr auch beim Punkt Nachhaltigkeit auf der positiven Seite.
Durch die reduzierte Zahl der Arbeitsplätze senkt ihr euren Energieverbrauch und den Materialeinsatz. Ein wichtiger Schritt zu einer nachhaltigeren Büroorganisation.
Umweltfreundliche Materialien und energieeffiziente Geräte sind zentrale Elemente moderner Desk Sharing Konzepte. Sie unterstreichen ebenfalls euer Verantwortungsbewusstsein.
Desk Sharing passt perfekt in moderne, nachhaltige Unternehmensstrategien. Es fördert nicht nur die Ressourcenschonung, sondern auch die Zusammenarbeit und Flexibilität der Mitarbeitenden. In herkömmlichen Bürostrukturen sind Design Thinking, agiles Arbeiten und andere New Work Konzepte kaum denkbar. Diese Flexibilität braucht ihr allerdings in vielen Branchen, um in volatilen und disruptiven Märkten mit eurem Business zu bestehen.
Damit euer Team auch nachhaltig motiviert bleibt, sorgt für zuverlässige Austausch-Formate. Eine virtuelle Plattform ist unumgänglich und kann auch kreativ genutzt werden: Zum Beispiel durch Verabredungen zu einem virtuellen Pausen-Kaffee nach einem Zufalls- oder Rotationsprinzip. Noch besser sind regelmäßige Treffen des gesamten Teams und kleinerer Einheiten. Diese sollten verbindlich sein. Gestaltet die Treffen ruhig besonders, etwa in einem schönen Meeting-Raum oder auch außerhalb des Büros. Warum nicht mal zu einem Walk and Talk einladen? Oder entwickelt gemeinsame Routinen, wie das Dienstags-Frühstück, zu dem jeder etwas mitbringt.
Quelle Bildmaterial: Sedus Stoll AG
Next level Büroorganisation.
Desk Sharing ist mehr als ein Trend – es ist eine innovative Antwort auf die Anforderungen moderner Arbeitswelten. Durch die Kombination von Flexibilität, Effizienz und Nachhaltigkeit bietet das Konzept eine zukunftsorientierte Büroorganisation.
Ihr wollt jetzt starten? wir sind raum ist euer Partner bei der Realisation einer modernen Arbeitsumgebung – für Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden!
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