Empfangsbereich gestalten – Der erste Eindruck zählt.
Ein einladender Empfangsbereich ist mehr als nur ein Durchgangsraum. Er ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens und vermittelt Gästen, Kunden und Mitarbeitenden direkt, wer Sie sind und dass sie willkommen sind. Mit der richtigen Gestaltung können Sie nicht nur beeindrucken, sondern auch Vertrauen schaffen und Ihre Unternehmenswerte repräsentieren. Klare Strukturen sind für Ihre Kunden und für Ihre Mitarbeitenden eine Hilfe. Eine ergonomische Empfangstheke, bequeme Sitzgelegenheiten im Wartebereich und eine helle Beleuchtung sorgen dafür, dass sich Kunden sofort zurechtfinden. Wie Sie Ihren Empfangsbereich so gestalten können, dass er sowohl ästhetisch ansprechend als auch funktional ist, erfahren Sie hier.
Herzlich willkommen!
Sofort eine positive Verbindung schaffen.
Ist Ihr Empfang ein Eingangsraum mit Beschilderung? Heißen Sie Ihre neuen Gäste, Besucherinnen und Besucher persönlich willkommen? Oder fühlt es sich so an, als ob Gäste eigentlich eher stören? Und wie niederschwellig ist Ihre Empfangssituation? Häufig hilft es, den eigenen Empfang mit anderen Augen zu betrachten. Bitten Sie zum Beispiel eine Person Ihres Vertrauen, mal testweise in Ihr Unternehmen zu kommen, eine Auskunft zu erfragen und einen Termin wahrzunehmen. Gerne sind wir Ihr Sparringspartner und schauen Ihren Empfangsbereich mit professionellem Blick an. Sprechen Sie einfach Ihre wir sind raum Partner an.
Ein professionell gestalteter Eingangsbereich signalisiert Kompetenz und Gastfreundschaft. Kunden und Gäste fühlen sich willkommen und bauen direkt eine positive Verbindung auf. Ein chaotischer, unfreundlicher oder unpersönlicher Empfang kann abschreckend wirken.
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Der Empfang ist der Realitäts-Check für Ihr Image.
Die meisten Ihrer Gäste haben sich bereits vor dem Besuch in Ihrem Unternehmen ein Bild gemacht. Durch die Webseite, durch Ihre Produkte, persönliche Kontakte oder Werbemittel. Hält der Eingangsbereich das Versprechen, das Ihre Marke vermitteln soll?
Eure Corporate Identity können Ihre Besucherinnen und Besucher schon beim Eintritt in Ihr Unternehmen erspüren. Durch Farbkonzepte, die Ihr Branding spiegeln. Oder durch Deko-Elemente oder Stücke aus der eigenen Produktion, eindrucksvoll zur Geltung gebracht. Eine Begrüßung im Stil Ihres Hauses können Sie durch die Wahl der Möbel und Ausstattung unterstützen. Ist Ihre Unternehmenskultur eher gradlinig oder lebt sie von überraschenden und verspielten Momenten? Legen Sie viel Wert auf Nachhaltigkeit oder lieben Sie futuristische Szenarien? Alle diese Aspekte lassen sich schon beim Empfang abbilden und versetzen die Besucherinnen und Besucher direkt in die richtige Stimmung.
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Keine künstlichen Barrieren aufbauen.
Wer zu Ihnen kommt, braucht Orientierung. Hat eine Frage oder sucht einen Gesprächspartner. Denken Sie bei der Einrichtung Ihres Empfangsbereichs daran, dass sich Menschen nicht alle gleich leicht zurechtfinden. Eine eindeutige Wegführung, eine gut lesbare Ausschilderung und helle Beleuchtung bietet Klarheit und vermittelt Sicherheit. Achten Sie auch auf ebene Zugangswege und breite Türen für Menschen mit Beeinträchtigungen.
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Startpunkt: Einen neuen Empfangsbereich planen.
Analysieren Sie Ihren Entree.
Welche Funktionen soll Ihr Empfangsbereich erfüllen? Ist das Entree permanent mit einem Ihrer Mitarbeitenden besetzt? Braucht es ansonsten ein einfache und leicht zugängliche Möglichkeit für Besuchende, um auf sich aufmerksam zu machen? Soll die Theke einen oder mehrere Arbeitsplätze bieten, muss der Wartebereich abgetrennt sein und wie hoch wird die Frequenz der Besucherinnen und Besucher sein? Vielleicht gibt es sogar Platz für eine kleine Lounge. Mit einer genauen Raumanalyse stellen Sie sicher, dass alle Elemente – von der Empfangstheke bis zu Deko-Elementen – sinnvoll angeordnet sind.
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Wer sind Ihre Gäste?
Ihre Zielgruppe steht bei der Planung des Empfangsbereichs im Mittelpunkt. Handelt es sich um Kunden, Geschäftspartner oder Patientinnen und Patienten? Ein Arztpraxis-Empfang sollte Hygiene, Kompetenz und Klarheit ausstrahlen. Bei einem Start-up ist ein innovativer Ansatz mit kreativen und überraschenden Elementen denkbar, die vielleicht eine ganze Themenwelt spielerisch aufmachen.
Halten sich Ihre Gäste länger im Empfangsbereich auf oder werden sie direkt weitergeleitet? Diskretion und genügend Platz für Abstand ist für Arztpraxen oder Finanzdienstleister mit hoher Kundenfrequenz ein wichtiges Thema. Bedenken Sie auch die Altersstruktur Ihrer Besucherinnen und Besucher. Das schönste Lounge-Sofa im Wartebereich nützt nichts, wenn es so tief ist, dass ältere Menschen nicht mehr ohne Verrenkungen aufstehen können.
Quelle Bildmaterial: Götessons
Von einfach bis pompös – Sie entscheiden.
Möglich ist alles: Es kommt auf die Erwartungshaltung Ihrer Kunden an und auf Ihr Budget. Übertriebener Luxus ist dabei genauso kontraproduktiv wie eine lieblos platzierte Uralt-Theke. Ihre Zielgruppe und der Charakter Ihres Unternehmen weist Sie bei der Gestaltung des Empfangsbereichs den Weg. Langlebige Materialien ersparen Ihnen viel Ärger. Robustes Holz oder Metall ist dazu sehr gut geeignet. Alle Oberflächen sollten dabei leicht zu reinigen sein. Ein professionelles Entrée ist in vielen Varianten und Budgets zu haben.
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Check in – und fühlen Sie sich wohl.
Welche Elemente Sie in Ihrem Empfangsbereich integrieren, entscheiden Sie. Einige Beispiele helfen Ihnen, alle wichtigen Bereiche im Blick zu behalten.
Übrigens: wir sind raum ist Ihr Ansprechpartner für die Planung und Realisierung Ihres Empfangs. Sprechen Sie uns jederzeit gerne an!
Empfangstheke und praktische Möbel
- Ergonomische Theke mit bequemer Höhe für die Gäste und Arbeitsplatz dahinter
- Ergonomische Bürostühle für die Thekenarbeitsplätze
- Sitzgelegenheiten, auf die Zielgruppe der Besucherinnen und Besucher angepasst
- Beistelltische für Zeitschriften
- Stauraum hinter der Theke
- Garderobe
Spot an
- Funktionale Lichtquellen mit einer guten Ausleuchtung des gesamten Empfangsbereichs
- Akzentbeleuchtungen für Ausstellungsstücke oder Terminals
- Farbiges Licht kann als Leitsystem eingesetzt werden
Pflanzen, Deko und Wohlfühl-Accessoires
- Pflanzen als Sichtschutz und zur Abgrenzung einzelner Zonen
- Kunstwerke, die thematisch oder farblich zum Unternehmen passen
- Wasserspender als freundliche Geste gegenüber den Wartenden
- kleine Snacks auf der Empfangstheke
- Screens mit News oder Infos zum Unternehmen, um die Wartezeit zu überbrücken
- Zeitschriften, Fachzeitschriften und Unternehmensbroschüren zur Information
- Desinfektionsmittel oder Hygienespender
Fußböden und Wände
- Hochwertige Fußbodenbeläge wie Holz oder Vinyl werten den Eingangsbereich auf
- Farben sorgen für eine visuelle Struktur und prägen die Atmosphäre
- Helle Töne, Pastell- oder Cremefarben machen den Raum optischer weiter und wirken einladend
Hier entstehen bleibende Eindrücke.
Wie Sie Ihre Eingangssituation gestalten, ist auch eine Frage des eigenen Stils. Achten Sie darauf, dass sich der Charakter Ihres Unternehmen beim Empfang spiegelt. Ganz nach dem Motto:
„Weniger ist mehr“
Klare Linien, neutrale Farben und hochwertige Materialien passen zu Ihrem Unternehmen, wenn Sie auf eine sachliche, edle und neutrale Atmosphäre Wert legen. Mit einem minimalistischen Auftritt wirken Sie professionell und zeitlos.
„Come in“
Holzelemente, warme Farben und bequeme Sitzgelegenheiten schaffen eine gemütliche und einladende Atmosphäre für Ihre Besucherinnen und Besucher.
„Betritt unsere Kreativ-Zone“
Für kreative Unternehmen bieten sich unkonventionelle Designs mit markanten Farbakzenten und originellen Formen an. Damit zeigen Sie Ihre Individualität und Ihren Innovationsgeist.
„Wir sind relaxt“
Mit umweltfreundlichen Materialien und einem durchdachten Begrünungskonzept können Sie Ihre Wertschätzung für das Thema Nachhaltigkeit betonen. Recycelte Materialien und der Verzicht auf Einweg-Verpackungen bei Getränken und Snacks unterstreichen Ihre Haltung.
So zeigen Sie Ihre Gastfreundschaft – analog und digital.
Digitale Begrüßungssysteme
Wenn Sie auf digitale Systeme wie automatisierte Check-Ins, Info-Stelen oder Touchscreens setzen, prüfen Sie sorgsam die Usability mit der Zielgruppe. Mit einem Welcome-Terminal lassen sich bei großen Besuchermengen einfach und in mehreren Sprachen die Besucherströme steuern und der Empfang erleichtern.
Bei Veranstaltungen ist der Check-In mittels Tablet oder Smartphone mittlerweile Standard.
Diskretion ist Ehrensache
Besonders in offenen Empfangsbereichen ist Ruhe und Diskretion wichtig. Schallabsorbierende Materialien und Trennwände sorgen für eine angenehme Akustik und bieten die nötige Privatsphäre.
Saubere Visitenkarte
Ein hygienischer Empfangsbereich ist eigentlich Standard. Mit sichtbaren Zeichen für Hygiene und Sauberkeit zeigen Sie, dass Sie die Gesundheit Ihrer Kunden absolut ernst nehmt. Stellen Sie dazu Desinfektionsspender auf, sorgen für eine gute Belüftung und blitzblanke Oberflächen. Das ist nicht erst seit Corona eine Selbstverständlichkeit. Abfallbehälter im Wartebereich sollten mit einem Deckel versehen sein. Ordnung spiegelt Ihre Einstellung eindrucksvoll wider.
Ein bleibender Eindruck.
Ein gut gestalteter Empfangsbereich verbindet Funktionalität mit Ihrer individuellen Note. Ihr Auftritt passt perfekt zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen. So fühlen sich Ihre Gäste von Anfang an gut betreut und gehen mit einem positiven Eindruck in den Termin. Übrigens ist der Empfangsbereich schließlich auch der letzte Raum, den Gäste vor dem Verlassen wahrnehmen.
wir sind raum hilft Ihnen gerne dabei, einen perfekten Empfang zu gestalten. Ganz so, wie es für Sie passt! Sprechen Sie uns gerne an!
Quelle Bildmaterial: Götessons
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