Empfangsbereich gestalten – Der erste Eindruck zählt.
Ein einladender Empfangsbereich ist mehr als nur ein Durchgangsraum. Er ist das Aushängeschild eures Unternehmens und vermittelt Gästen, Kunden und Mitarbeitenden direkt, wer ihr seid und dass sie willkommen sind. Mit der richtigen Gestaltung könnt ihr nicht nur beeindrucken, sondern auch Vertrauen schaffen und Eure Unternehmenswerte repräsentieren. Klare Strukturen sind für eure Kunden und für eure Mitarbeitenden eine Hilfe. Eine ergonomische Empfangstheke, bequeme Sitzgelegenheiten im Wartebereich und eine helle Beleuchtung sorgen dafür, dass sich Kunden sofort zurechtfinden. Wie ihr euren Empfangsbereich so gestalten könnt, dass er sowohl ästhetisch ansprechend als auch funktional ist, erfahrt ihr hier.
Herzlich willkommen!
Sofort eine positive Verbindung schaffen.
Ist euer Empfang ein Eingangsraum mit Beschilderung? Heißt ihr neue Gäste, Besucherinnen und Besucher persönlich willkommen? Oder fühlt es sich so an, als ob Gäste eigentlich eher stören? Und wie niederschwellig ist eure Empfangssituation? Häufig hilft es, den eigenen Empfang mit anderen Augen zu betrachten. Bittet zum Beispiel eine Person eures Vertrauen, mal testweise in euer Unternehmen zu kommen, eine Auskunft zu erfragen und einen Termin wahrzunehmen. Gerne sind wir euer Sparringspartner und schauen euren Empfangsbereich mit professionellem Blick an. Sprecht einfach eure wir sind raum Partner an.
Ein professionell gestalteter Eingangsbereich signalisiert Kompetenz und Gastfreundschaft. Kunden und Gäste fühlen sich willkomen und bauen direkt eine positive Verbindung auf. Ein chaotischer, unfreundlicher oder unpersönlicher Empfang kann abschreckend wirken.
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Der Empfang ist der Realitäts-Check für euer Image.
Die meisten eurer Gäste haben sich bereits vor dem Besuch in eurem Unternehmen ein Bild gemacht. Durch die Webseite, durch eure Produkte, persönliche Kontakte oder Werbemittel. Hält der Eingangsbereich das Versprechen, das eure Marke vermitteln soll?
Eure Corporate Identity können eure Besucherinnen und Besucher schon beim Eintritt in euer Unternehmen erspüren. Durch Farbkonzepte, die euer Branding spiegeln. Oder durch Deko-Elemente oder Stücke aus der eigenen Produktion, eindrucksvoll zur Geltung gebracht. Eine Begrüßung im Stil eures Hauses könnt ihr durch die Wahl der Möbel und Ausstattung unterstützen. Ist eure Unternehmenskultur eher gradlinig oder lebt sie von überraschenden und verspielten Momenten? Legt ihr viel Wert auf Nachhaltigkeit oder liebt ihr futuristische Szenarien? Alle diese Aspekte lassen sich schon beim Empfang abbilden und versetzen die Besucherinnen und Besucher direkt in die richtige Stimmung.
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Keine künstlichen Barrieren aufbauen.
Wer zu euch kommt, braucht Orientierung. Hat eine Frage oder sucht einen Gesprächspartner Denkt bei der Einrichtung eures Empfangsbereichs daran, dass sich Menschen nicht alle gleich leicht zurechtfinden. Eine eindeutige Wegführung, eine gut lesbare Ausschilderung und helle Beleuchtung bietet Klarheit und vermittelt Sicherheit. Achtet auch auf ebene Zugangswege und breite Türen für Menschen mit Beeinträchtigungen.
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Startpunkt: Einen neuen Empfangsbereich planen.
Analysiert euer Entree.
Welche Funktionien soll euer Empfangsbereich erfüllen? Ist das Entree permanent mit einem eurer Mitarbeitenden besetzt? Brauchst es ansonsten ein einfache und leicht zugängliche Möglichkeit für Besuchende, um auf sich aufmerksam zu machen? Soll die Theke einen oder mehrere Arbeitsplätze bieten, muss der Wartebereich abgetrennt sein und wie hoch wird die Frequenz der Besucherinnen und Besucher sein? Vielleicht gibt es sogar Platz für eine kleine Lounge. Mit einer genauen Raumanalyse stellt ihr sicher, dass alle Elemente – von der Empfangstheke bis zu Deko-Elementen – sinnvoll angeordnet sind.
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Wer sind eure Gäste?
Eure Zielgruppe steht bei der Planung des Empfangsbereichs im Mittelpunkt. Handelt es sich um Kunden, Geschäftspartner oder Patientinnen und Patienten? Ein Arztpraxis-Empfang sollte Hygiene, Kompetenz und Klarheit ausstrahlen. Bei einem Start-up ist ein innovativer Ansatz mit kreativen und überraschenden Elementen denkbar, die vielleicht eine ganze Themenwelt spielerisch aufmachen.
Halten sich eure Gäste länger im Empfangsbereich auf oder werden sie direkt weitergeleitet? Diskretion und genügend Platz für Abstand ist für Arztpraxen oder Finanzdienstleister mit hoher Kundenfrequenz ein wichtiges Thema. Bedenkt auch die Altersstruktur eurer Besucherinnen und Besucher. Das schönste Lounge-Sofa im Wartebereich nützt nichts, wenn es so tief ist, dass ältere Menschen nicht mehr ohne Verrenkungen aufstehen können.
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Von einfach bis pompös – ihr entscheidet.
Möglich ist alles: Es kommt auf die Erwartungshaltung eurer Kunden an und auf euer Budget. Übertriebener Luxus ist dabei genauso kontraproduktiv wie eine lieblos platzierte Uralt-Theke. Eure Zielgruppe und der Charakter eures Unternehmen weist euch bei der Gestaltung des Empfangsbereichs den Weg. Langlebige Materialien ersparen euch viel Ärger. Robustes Holz oder Metall ist dazu sehr gut geeignet. Alle Oberflächen sollten dabei leicht zu reinigen sein. Ein professionelles Entrée ist in vielen Varianten und Budgets zu haben.
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Check in – und fühl dich wohl.
Welche Elemente du in deinen Empfangsbereich integrierst, entscheidest du. Einige Beispiele helfen dir, alle wichtigen Bereiche im Blick zu behalten.
Übrigens: wir sind raum ist dein Ansprechpartner für die Planung und Realisierung deines Empfangs. Sprich uns jederzeit gerne an!
Empfangstheke und praktische Möbel
- Ergonomische Theke mit bequemer Höhe für die Gäste und Arbeitsplatz dahinter
- Ergonomische Bürostühle für die Thekenarbeitsplätze
- Sitzgelegenheiten, auf die Zielgruppe der Besucherinnen und Besucher angepasst
- Beistelltische für Zeitschriften
- Stauraum hinter der Theke
- Garderobe
Spot an
- Funktionale Lichtquellen mit einer guten Ausleuchtung des gesamten Empfangsbereichs
- Akzentbeleuchtungen für Ausstellungsstücke oder Terminals
- Farbiges Licht kann als Leitsystem eingesetzt werden
Pflanzen, Deko und Wohlfühl-Accessoires
- Pflanzen als Sichtschutz und zur Abgrenzung einzelner Zonen
- Kunstwerke, die thematisch oder farblich zum Unternehmen passen
- Wasserspender als freundliche Geste gegenüber den Wartenden
- kleine Snacks auf der Empfangstheke
- Screens mit News oder Infos zum Unternehmen, um die Wartezeit zu überbrücken
- Zeitschriften, Fachzeitschriften und Unternehmensbroschüren zur Information
- Desinfektionsmittel oder Hygienespender
Fußböden und Wände
- Hochwertige Fußbodenbeläge wie Holz oder Vinyl werten den Eingangsbereich auf
- Farben sorgen für eine visuelle Struktur und prägen die Atmosphäre
- Helle Töne, Pastell- oder Cremefarben machen den Raum optischer weiter und wirken einladend
Hier entstehen bleibende Eindrücke.
Wie ihr eure Eingangssituation gestaltet, ist auch eine Frage des eigenen Stils. Achtet darauf, dass sich der Charakter eures Unternehmen beim Empfang spiegelt. Ganz nach dem Motto:
„Weniger ist mehr“
Klare Linien, neutrale Farben und hochwertige Materialien passen zu deinem Unternehmen, wenn du auf eine sachliche, edle und neutrale Atmosphäre Wert legst. Mit einem minimalistischen Auftritt wirkst du professionell und zeitlos.
„Come in“
Holzelemente, warme Farben und bequeme Sitzgelegenheiten schaffen eine gemütliche und einladende Atmosphäre für deine Besucherinnen und Besucher.
„Betritt unsere Kreativ-Zone“
Für kreative Unternehmen bieten sich unkonventionelle Designs mit markanten Farbakzenten und originellen Formen an. Damit zeigt ihr eure Individualität und euren Innovationsgeist.
„Wir sind relaxt“
Mit umweltfreundlichen Materialien und einem durchdachten Begrünungskonzept könnt ihr eure Wertschätzung für das Thema Nachhaltigkeit betonen. Recycelte Materialien und der Verzicht auf Einweg-Verpackungen bei Getränken und Snacks unterstreichen eure Haltung.
So zeigt ihr eure Gastfreundschaft – analog und digital.
Digitale Begrüßungssysteme
Wenn ihr auf digitale Systeme wie automatisierte Check-Ins, Info-Stelen oder Touchscreens setzt, prüft sorgsam die Usability mit der Zielgruppe. Mit einem Welcome-Terminal lassen sich bei großen Besuchermengen einfach und in mehreren Sprachen die Besucherströme steuern und der Empfang erleichtern.
Bei Veranstaltungen ist der Check-In mittels Tablet oder Smartphone mittlerweile Standard.
Diskretion ist Ehrensache
Besonders in offenen Empfangsbereichen ist Ruhe und Diskretion wichtig. Schallabsorbierende Materialien und Trennwände sorgen für eine angenehme Akustik und bieten die nötige Privatsphäre.
Saubere Visitenkarte
Ein hygienischer Empfangsbereich ist eigentlich Standard. Mit sichtbaren Zeichen für Hygiene und Sauberkeit zeigt ihr, dass ihr die Gesundheit eurer Kunden absolut ernst nehmt. Stellt dazu Desinfektionsspender auf, sorgt für eine gute Belüftung und blitzblanke Oberflächen. Das ist nicht erst seit Corona eine Selbstverständlichkeit. Abfallbehälter im Wartebereich sollten mit einem Deckel versehen sein. Ordnung spiegelt eure Einstellung eindrucksvoll wider.
Ein bleibender Eindruck.
Ein gut gestalteter Empfangsbereich verbindet Funktionalität mit eurer individuellen Note. Euer Auftritt passt perfekt zu euren Produkten oder Dienstleistungen. So fühlen sich eure Gäste von Anfang an gut betreut und gehen mit einem positiven Eindruck in den Termin. Übrigens ist der Empfangsbereich schließlich auch der letzte Raum, den Gäste vor dem Verlassen wahrnehmen.
wir sind raum hilft euch gerne dabei, einen perfekten Empfang zu gestalten. Ganz so, wie es für euch passt! Sprecht uns gerne an!
Quelle Bildmaterial: Götessons
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